Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан утвержден постановлением Администрации Бакланниковского сельского поселения № 26 от 09.03.2021 г. «Об утверждении Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан
в Администрации Бакланниковского сельского поселения»
1. Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие процедуры:
прием и регистрация обращений;
рассмотрение обращений;
направление ответа на обращение;
личный прием граждан.
2. Обращение, поступившее в Администрацию Бакланниковского сельского поселения, подлежит обязательному рассмотрению.
3. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий орган в соответствии с его компетенцией.
4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
6. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.
7. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направлявшимися обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а также при условии, что указанное обращение и ранее направлявшиеся обращения поступали в Администрацию Бакланниковского сельского поселения или одному и тому же должностному лицу, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Решение о прекращении переписки ввиду безосновательности рассмотрения очередного обращения принимается главой Администрации Бакланниковского сельского поселения на основании предложения ответственного исполнителя за рассмотрение обращения.
В случае, если обращение, поступившее в Администрацию Бакланниковского сельского поселения, было переадресовано для рассмотрения по компетенции в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или в иные органы, решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки принимается руководителем соответствующего органа власти, органа местного самоуправления.
8. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 3.39 настоящего раздела на официальном сайте Бакланниковского сельского поселения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.
9. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
10. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Администрацию Бакланниковского сельского поселения.
11. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан в Администрации Бакланниковского сельского поселения..
12. По просьбе гражданина работниками Администрации на копии или втором экземпляре принятого обращения проставляется отметка о принятии, содержащая дату поступления обращения и фамилию.
13. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и регистрируются работниками Администрации.
Корреспонденция, поступившая в Администрацию Бакланниковского сельского поселения по факсу и не относящаяся к обращениям граждан, регистрируется и передается главе Администрации для резолюции.
14. Обращения, поступившие в Администрацию Бакланниковского сельского поселения, регистрируются в этот же день и после регистрации передаются главе Администрации на резолюцию.
15.Поступившие в адрес должностных лиц Администрации Бакланниковского сельского поселения письма с пометкой «Лично», с правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются и передаются должностному лицу, которому они адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения граждан, корреспонденция в течение одного дня передается должностным лицом, специалисту, ответственному за работу с обращениями граждан для регистрации и направления главе Администрации для ознакомления и вынесения резолюции по принадлежности.
16. В случае, если пометка «Лично» указана гражданином непосредственно на обращении, поступившем в Администрацию, такое обращение направляется на рассмотрение в общем порядке по компетенции.
17. Учет, систематизация и анализ обращений граждан осуществляются с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
18. Работник, которому отписано обращение по принадлежности, ответственный за рассмотрение обращений граждан, обязан сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, прочитать обращение, определить его тематику и выявить поставленные заявителем вопросы, проверить обращение на повторность, зарегистрировать в регистрационной форме системы «Дело».
19. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с датой регистрации письма и регистрационным номером, который автоматически присваивается в системе «Дело».
В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Конверты сохраняются вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения и хранения.
20. Информация о поступившем обращении вносится в регистрационную карточку системы «Дело». В обязательном порядке вносится следующая информация:
дата поступления обращения;
фамилия, имя, отчество заявителя (последнее – при наличии);
почтовый адрес заявителя и (или) адрес электронной почты;
канал поступления обращения (почта, e-mail, принято на личном приеме, курьер и тому подобное);
сведения об адресате (глава Администрации Бакланниковского сельского поселения, либо иные адресаты);
состав документа (количество страниц);
реквизиты сопроводительного письма (при наличии);
краткое содержание обращения;
рубрика (в соответствии с Типовым общероссийским классификатором);
вид обращения (заявление, предложение или жалоба);
кратность обращения (повторное, многократное);
гражданство заявителя (при наличии информации);
форма обращения (письменное, в форме электронного документа, устное);
тип предложения, заявления или жалобы (в соответствии с предлагаемыми списками);
предмет ведения (местные органы власти, Ростовская область как субъект Российской Федерации, Российская Федерация или совместное ведение).
21. Ответственность за полноту сведений, вносимых в регистрационные карточки системы «Дело» несут должностные лица ответственные за организацию работы с обращениями граждан в Администрации поселения.
22. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Отметка о коллективности обращения вносится в регистрационную карточку системы «Дело».
Коллективные обращения без подписей регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, из которого они поступили (например: коллектив АО «Бакланниковское», работники МБУК «Бакланниковский СДК» и тому подобное).
23. По содержанию каждого обращения глава Администрации определяет ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей, и направляет обращение по принадлежности.
Информация об исполнителях и текст поручения вносятся в систему «Дело». Специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, подготавливает, редактирует и распечатывает регистрационную карточку в системе «Дело» и под роспись доводит до исполнителя. Специалист, ответственный за рассмотрение обращения готовит сопроводительное письмо исполнителям и уведомление заявителю о направлении его обращения для рассмотрения или переадресации в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
Сопроводительные письма к обращениям, направляемым в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие организации, с просьбой информировать о рассмотрении вопросов по существу, подписываются главой Администрации или лицом, его замещающим. Сопроводительные письма к обращениям, не требующим информации по результату рассмотрения обращения, подписываются главой Администрации или лицом, его замещающим.
Уведомление заявителям о рассмотрении обращения подписывается главой Администрации или лицом, его замещающим.
Сопроводительные письма в федеральные органы государственной власти подписываются главой Администрации или лицом, его замещающим.
24. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из его содержания, независимо от того, кому оно адресовано, за исключением писем, адресованных вышестоящими органами конкретным должностным лицам.
25. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
26. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Администрации Бакланниковского сельского поселения, такие обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращении, с уведомлением об этом заявителя.
27.На обращения граждан, поступившие в Администрацию Бакланниковского сельского поселения из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, главой Администрации определяется порядок работы по рассмотрению обращения.
28. В ответе в федеральные органы государственной власти должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
29. Подлинники обращений граждан возвращаются в федеральные органы государственной власти только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме о возврате обращения.
30. Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, обеспечивают полное и объективное рассмотрение обращений в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами, областными законами и настоящим Порядком.
31. В случае, если рассмотрение обращения поручено одновременно нескольким должностным лицам, ответственным за организацию рассмотрения обращения и подготовку обобщенного ответа считается исполнитель, указанный в поручении первым. При этом соисполнители, указанные в поручении, предоставляют информацию в адрес ответственного исполнителя для обобщения.
32. Депутатский запрос, направленный в Администрацию поселения депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по обращениям граждан, направляется на рассмотрение тому должностному лицу, которому он адресован.
Должностное лицо, которому направлен запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через тридцать дней со дня регистрации в управлении.
Ответ на депутатский запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
33. Запросы или обращения депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, поступившие в Администрацию по вопросам, входящим в компетенцию Администрации и ее должностных лиц, направляются на резолюцию главе Администрации, затем передаются на рассмотрение тому должностному лицу, который указан в резолюции.
Должностное лицо, которому отписан запрос или обращение, обязано дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через четырнадцать дней со дня его регистрации в управлении.
Ответ на запрос или обращение должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос или обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
34. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, иную организацию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
35. В случае получения в установленном порядке запроса органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращения граждан, должностные лица Администрации Бакланниковского сельского поселения обязаны в течение пятнадцати дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
36. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах.
В ответе должны быть определены конкретные сроки или условия решения поднятого вопроса. Если решить вопрос не представляется возможным, ответ заявителю должен содержать четкие разъяснения со ссылкой на действующее законодательство и, при возможности, предложения других вариантов решения проблемы.
37. Ответ на обращение, поступившее в Администрацию Бакланниковского сельского поселения в форме электронного документа, направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
38. Все ответы, независимо от формы поступления обращения, подписываются главой Администрации Бакланниковского сельского поселения, либо лицом его замещающим на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке в системе «Дело».
На обращения, поступившие в Администрацию Бакланниковского сельского поселения в письменной форме, ответ направляется также в письменной форме по указанному в обращении почтовому адресу.
Сканированная копия подписанного ответа на обращение, поступившее в Администрацию Бакланниковского сельского поселения в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.
39. Ответ на обращение, поступившее в Администрацию Бакланниковского сельского поселения, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, в том числе ответ с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований действующего законодательства на официальном сайте Бакланниковского сельского поселения в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
40. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к своему обращению. Если в письме не содержатся просьбы об их возврате, они остаются в деле по обращению заявителя, которое хранится в архиве. Копии отправленных гражданину документов хранятся в архиве.
41. Ответы заявителям и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Бакланниковского сельского поселения. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
42. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения в соответствии с пунктом 2.10 раздела 2 настоящего Порядка непосредственный исполнитель не позднее, чем за пять дней, готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения гражданина.
Должностное лицо на основании служебной записки непосредственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
Копию служебной записки с решением о продлении срока рассмотрения и копию уведомления заявителю о продлении срока рассмотрения ответственный исполнитель представляет должностному лицу, ответственному за работу с обращениями граждан, для изменения контрольных сроков.
При принятии решения о продлении срока рассмотрения обращения в регистрационной карточке системы «Дело» в разделе «Поручение» работником, ответственным за работу с обращениями граждан, проставляется новый срок рассмотрения обращения.
43. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте ответа указывается срок окончательного разрешения вопроса.
44. Контроль за сроками исполнения поручений по рассмотрению обращений осуществляется должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан. Организацию делопроизводства по исполнению поручений руководителя осуществляют должностные лица в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
45. После завершения рассмотрения письменного обращения, подлинник обращения, копия ответа и все материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, направляются специалисту, ответственному за рассмотрение обращений граждан, где проверяется правильность их оформления.
Если ответ заявителю не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, а также для устранения допущенных нарушений делопроизводства и порядка рассмотрения обращений, специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, ответ вместе с обращением возвращается исполнителю для доработки и подготовки дополнительного письма гражданину.
46. При поступлении отработанных обращений граждан должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан снимает обращение с контроля. При этом проверяется полнота представленного пакета документов, соблюдение сроков рассмотрения обращения, в систему «Дело» вносится краткое содержание ответа, реквизиты ответа, отметка о результате рассмотрения обращений граждан: «Меры приняты», «Поддержано», «Разъяснено», «Не поддержано». На бумажной копии ответа проставляется дата снятия с контроля и подпись работника.
47. Итоговое оформление дел по обращению заявителя для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
48. Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов.
